Świadectwo energetyczne przy wynajmie mieszkania jest dokumentem, o którym powinien pamiętać właściciel przygotowujący lokal do zawarcia umowy z najemcą. Jeżeli mieszkanie jest wynajmowane, co do zasady należy zapewnić sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej, a przy zawieraniu umowy najmu przekazać najemcy kopię dokumentu w przypadku świadectwa papierowego albo wydruk świadectwa sporządzonego w postaci elektronicznej.
Obowiązek nie dotyczy więc wyłącznie sprzedaży nieruchomości. Przepisy obejmują również najem budynków i ich części, w tym lokali mieszkalnych. Najemca nie może przy tym zrzec się prawa do otrzymania dokumentu.
W praktyce warto zainteresować się świadectwem odpowiednio wcześniej, jeszcze przed podpisaniem umowy. Pozwala to sprawdzić, czy posiadany dokument jest nadal ważny, czy dotyczy właściwego lokalu i czy od czasu jego sporządzenia nie przeprowadzono modernizacji wpływających na charakterystykę energetyczną mieszkania.
W poniższym poradniku wyjaśniamy, czym jest świadectwo energetyczne, kiedy jest potrzebne przy wynajmie mieszkania, kto odpowiada za jego sporządzenie, jak długo pozostaje ważne oraz jakie informacje i dokumenty mogą być potrzebne specjaliście.
Czym jest świadectwo charakterystyki energetycznej?
Świadectwo charakterystyki energetycznej to dokument przedstawiający charakterystykę energetyczną budynku lub jego części, np. konkretnego mieszkania. Określa zapotrzebowanie na energię niezbędną do użytkowania nieruchomości zgodnie z jej przeznaczeniem.
W przypadku budynków mieszkalnych analiza obejmuje przede wszystkim energię wykorzystywaną na potrzeby:
- ogrzewania,
- wentylacji,
- przygotowania ciepłej wody użytkowej,
- chłodzenia, jeżeli taki system występuje.
Oświetlenie uwzględnia się w charakterystyce energetycznej budynków niemieszkalnych.
Świadectwo nie jest rachunkiem za prąd lub ogrzewanie i nie określa dokładnych przyszłych wydatków najemcy. Przedstawia obliczeniową charakterystykę energetyczną nieruchomości przy zastosowaniu określonej metodologii.
Rzeczywiste zużycie energii może być inne, ponieważ zależy również od sposobu użytkowania mieszkania, liczby mieszkańców, temperatury utrzymywanej w pomieszczeniach, zużycia ciepłej wody czy warunków pogodowych.
Jakie informacje znajdują się w świadectwie energetycznym?
Świadectwo zawiera zestaw parametrów pozwalających ocenić charakterystykę energetyczną mieszkania lub budynku.
W dokumencie można znaleźć między innymi:
- wskaźnik rocznego zapotrzebowania na energię użytkową,
- wskaźnik rocznego zapotrzebowania na energię końcową,
- wskaźnik rocznego zapotrzebowania na nieodnawialną energię pierwotną,
- udział odnawialnych źródeł energii w rocznym zapotrzebowaniu na energię końcową,
- jednostkową wielkość emisji CO₂,
- podstawowe informacje dotyczące konstrukcji budynku i zastosowanych instalacji,
- informacje dotyczące źródeł energii,
- zalecenia dotyczące możliwości poprawy charakterystyki energetycznej, jeżeli ich wskazanie jest zasadne.
Dzięki temu dokument może być dodatkowym źródłem informacji dla osoby zainteresowanej najmem, szczególnie gdy porównuje kilka mieszkań różniących się technologią budowy, sposobem ogrzewania czy standardem energetycznym.
Czy świadectwo energetyczne jest obowiązkowe przy wynajmie mieszkania?
Tak. Jeżeli lokal mieszkalny jest wynajmowany i nie znajduje zastosowania jeden z ustawowych wyjątków, właściciel lub inny podmiot wskazany w ustawie powinien zapewnić sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej.
Ustawa wskazuje obowiązek sporządzenia świadectwa dla budynku lub części budynku:
- sprzedawanego,
- zbywanego w ramach sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- wynajmowanego.
Jeżeli przedmiotem umowy jest konkretne mieszkanie, przekazywane świadectwo powinno odnosić się do lokalu będącego przedmiotem umowy, a nie przypadkowego mieszkania w tym samym budynku.
Kto odpowiada za świadectwo przy wynajmie?
W typowej sytuacji, w której właściciel mieszkania zamierza je wynająć, to właśnie on powinien zadbać o sporządzenie właściwego świadectwa.
Przepisy przewidują również analogiczne obowiązki między innymi dla:
- zarządcy budynku lub jego części,
- osoby posiadającej spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
- osoby posiadającej spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu mieszkalnego – w zakresie wynikającym z ustawy.
Nie powinno się więc przenosić na przyszłego najemcę obowiązku uzyskania świadectwa dotyczącego wynajmowanej nieruchomości.
Co właściciel przekazuje najemcy?
Przy zawieraniu umowy najmu właściciel przekazuje najemcy:
- kopię świadectwa, jeżeli świadectwo zostało przekazane właścicielowi w postaci papierowej,
albo
- wydruk świadectwa, jeżeli świadectwo zostało przekazane w postaci elektronicznej.
Najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania tego dokumentu.
Warto zachować potwierdzenie przekazania świadectwa wraz z dokumentacją dotyczącą najmu. Pozwala to uporządkować dokumenty związane z nieruchomością i wykazać wykonanie obowiązku w razie ewentualnych wątpliwości.
Czy świadectwo musi być gotowe przed publikacją ogłoszenia o wynajmie?
Jeżeli dla mieszkania zostało już sporządzone świadectwo charakterystyki energetycznej, w ogłoszeniu lub reklamie dotyczącej jego wynajmu należy podać określone w przepisach wskaźniki energetyczne.
Obejmują one:
- roczne zapotrzebowanie na energię użytkową,
- roczne zapotrzebowanie na energię końcową,
- roczne zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną,
- udział odnawialnych źródeł energii w zapotrzebowaniu na energię końcową,
- jednostkową wielkość emisji CO₂.
Oznacza to, że posiadanie świadectwa już na etapie przygotowywania oferty wynajmu ułatwia prawidłowe opracowanie ogłoszenia.
Jak długo ważne jest świadectwo energetyczne?
Świadectwo charakterystyki energetycznej jest zasadniczo ważne przez 10 lat od dnia jego sporządzenia.
Nie oznacza to jednak, że dokument zawsze można wykorzystywać przez pełne 10 lat.
Świadectwo może utracić ważność wcześniej, jeżeli w budynku lub mieszkaniu zostaną wykonane roboty budowlano-instalacyjne, które powodują zmianę charakterystyki energetycznej.
Może to dotyczyć przykładowo:
- wymiany okien,
- zmiany źródła ogrzewania,
- docieplenia budynku,
- istotnej przebudowy instalacji,
- termomodernizacji przegród zewnętrznych.
Przed rozpoczęciem kolejnego najmu warto więc sprawdzić nie tylko datę sporządzenia dokumentu, ale także to, czy od tego momentu w nieruchomości nie nastąpiły istotne zmiany.
Kiedy świadectwo energetyczne nie jest wymagane?
Ustawa przewiduje określone wyjątki od obowiązku sporządzania świadectwa. Nie należy jednak interpretować ich zbyt szeroko.
Obowiązek nie dotyczy między innymi budynków:
- podlegających ochronie na podstawie przepisów o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami,
- używanych jako miejsca kultu i do działalności religijnej,
- przemysłowych i gospodarczych niewyposażonych w instalacje zużywające energię, poza wbudowanym oświetleniem,
- mieszkalnych przeznaczonych do użytkowania nie dłużej niż przez cztery miesiące w roku,
- wolnostojących o powierzchni użytkowej poniżej 50 m²,
- określonych budynków gospodarstw rolnych spełniających ustawowe kryterium dotyczące wskaźnika EP.
Ważne jest przy tym sformułowanie przepisów dotyczące budynku. Nie należy automatycznie zakładać, że każde mieszkanie użytkowane krócej niż cztery miesiące w roku jest zwolnione z obowiązku tylko dlatego, że najem ma charakter sezonowy.
W razie nietypowej sytuacji prawnej lub technicznej najlepiej zweryfikować konkretny przypadek indywidualnie.
Czy właściciel mieszkania użytkowanego wyłącznie na własne potrzeby potrzebuje świadectwa?
Samo posiadanie mieszkania nie oznacza jeszcze obowiązku sporządzenia świadectwa.
Jeżeli istniejący lokal jest wykorzystywany wyłącznie na własne potrzeby i właściciel nie zamierza go sprzedawać ani wynajmować, sporządzenie świadectwa zasadniczo nie jest wymagane.
Obowiązek pojawia się między innymi wtedy, gdy mieszkanie ma zostać wynajęte lub sprzedane.
Dlatego osoba, która przez wiele lat mieszkała we własnym lokalu bez świadectwa, może być zobowiązana do jego uzyskania dopiero przed rozpoczęciem najmu.
Jak uzyskać świadectwo energetyczne mieszkania?
Świadectwa nie może wystawić dowolna osoba zajmująca się budownictwem czy nieruchomościami.
Dokument powinien zostać sporządzony przez osobę posiadającą wymagane kwalifikacje i znajdującą się w wykazie osób uprawnionych prowadzonym w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków.
Świadectwo powstaje z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego centralnego rejestru i otrzymuje indywidualny numer.
Proces można podzielić na kilka etapów.
1. Zebranie informacji o mieszkaniu i budynku
Specjalista potrzebuje danych umożliwiających określenie parametrów konstrukcyjnych i instalacyjnych nieruchomości.
Przydatne mogą być:
- projekt budowlany lub techniczny,
- rzuty kondygnacji,
- powierzchnia użytkowa mieszkania,
- informacje o ścianach, stropach i innych przegrodach,
- informacje o rodzaju i parametrach okien,
- dane dotyczące ogrzewania,
- dane dotyczące przygotowania ciepłej wody,
- informacje dotyczące wentylacji,
- informacje o klimatyzacji,
- dane dotyczące źródła ciepła,
- dokumentacja wykonanych modernizacji.
Zakres potrzebnych danych zależy od konkretnego budynku i dostępnej dokumentacji.
2. Weryfikacja dokumentacji
Osoba sporządzająca świadectwo analizuje otrzymane dane i ocenia, czy są wystarczające do prawidłowego określenia charakterystyki energetycznej lokalu.
W nowych budynkach często dostępna jest rozbudowana dokumentacja projektowa. W starszych obiektach część danych może wymagać ustalenia na podstawie dokumentacji zarządcy, informacji właściciela albo inwentaryzacji.
3. Ewentualne oględziny mieszkania
Przepisy nie wymagają automatycznie przeprowadzania wizji lokalnej w każdym przypadku. Sposób zebrania danych zależy od dokumentacji i możliwości wiarygodnego określenia parametrów budynku lub lokalu.
Jeżeli dokumentacja jest niepełna albo występują wątpliwości dotyczące rzeczywistego stanu nieruchomości, oględziny mogą jednak okazać się potrzebne.
W czasie takiej wizyty można zweryfikować między innymi:
- rodzaj stolarki okiennej,
- układ pomieszczeń,
- sposób ogrzewania,
- rozwiązania wentylacyjne,
- zakres przeprowadzonych modernizacji.
4. Obliczenie charakterystyki energetycznej
Na podstawie zgromadzonych informacji wykonywane są obliczenia zgodnie z obowiązującą metodologią.
Uwzględnia się między innymi parametry techniczne konstrukcji i instalacji budynku oraz parametry źródła ciepła zasilającego budynek lub jego część.
5. Rejestracja i wystawienie dokumentu
Gotowe świadectwo jest generowane w systemie Centralnego Rejestru Charakterystyki Energetycznej Budynków.
Może zostać przekazane zlecającemu:
- w postaci papierowej, z numerem z rejestru i podpisem osoby uprawnionej,
lub
- w postaci elektronicznej, z numerem z rejestru oraz odpowiednim podpisem elektronicznym osoby uprawnionej.
Jak sprawdzić, czy osoba wystawiająca świadectwo ma uprawnienia?
Przed zleceniem wykonania dokumentu warto sprawdzić specjalistę w publicznym wykazie osób uprawnionych do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej.
Sam dokument powinien również posiadać numer nadany w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków.
Jest to szczególnie istotne przy bardzo tanich ofertach wykonywania świadectw przez Internet. Zdalne sporządzenie dokumentu nie musi samo w sobie oznaczać, że świadectwo jest nieprawidłowe, o ile specjalista posiada wystarczające i wiarygodne dane. Problem pojawia się wtedy, gdy dokument przygotowywany jest na podstawie przypadkowych lub niezweryfikowanych informacji.
Jakie dokumenty warto przygotować przed zleceniem świadectwa?
Im więcej wiarygodnych danych otrzyma osoba wykonująca świadectwo, tym łatwiej prawidłowo odwzorować rzeczywisty stan nieruchomości.
Właściciel może przygotować przede wszystkim:
- rzut mieszkania,
- dokumentację projektową budynku,
- informacje o powierzchni użytkowej,
- dane dotyczące roku budowy,
- informacje o konstrukcji przegród,
- informacje o zastosowanym ociepleniu,
- dane dotyczące okien,
- informacje o sposobie ogrzewania,
- informacje o przygotowaniu ciepłej wody użytkowej,
- informacje o wentylacji,
- dokumentację dotyczącą termomodernizacji,
- informacje o wymianie okien lub źródła ciepła.
W przypadku mieszkania w budynku wielorodzinnym część danych może znajdować się również u zarządcy, administratora albo wspólnoty mieszkaniowej.
Czy potrzebny jest Blower Door Test albo badanie termowizyjne?
Nie. Test szczelności budynku oraz badanie kamerą termowizyjną nie są standardowym obowiązkowym elementem sporządzania świadectwa charakterystyki energetycznej.
Mogą natomiast stanowić dodatkowe źródło informacji o stanie technicznym budynku.
Blower Door Test pozwala ocenić szczelność powietrzną obiektu i lokalizować niekontrolowane przepływy powietrza.
Badanie termowizyjne może pomóc zidentyfikować między innymi:
- mostki cieplne,
- nieciągłości izolacji,
- lokalne wychłodzenia przegród,
- niektóre problemy związane z montażem stolarki.
Badania te mają jednak inne zastosowanie niż samo świadectwo energetyczne. Nie powinny być przedstawiane jako obowiązkowy etap jego wykonania.
Świadectwo energetyczne a audyt energetyczny – jaka jest różnica?
Pojęcia te są często stosowane zamiennie, ale oznaczają różne opracowania.
Świadectwo charakterystyki energetycznej
Przedstawia aktualną charakterystykę energetyczną budynku lub lokalu według określonej metodologii. Jest wymagane między innymi przy sprzedaży i wynajmie.
Audyt energetyczny
Jest znacznie bardziej rozbudowaną analizą wykonywaną najczęściej w związku z planowaną termomodernizacją.
Może obejmować:
- identyfikację miejsc największych strat energii,
- analizę wariantów modernizacji,
- porównanie różnych technologii,
- ocenę efektu energetycznego inwestycji,
- analizę kosztów i opłacalności przedsięwzięcia.
Jeżeli właściciel chce jedynie spełnić obowiązek związany z wynajmem mieszkania, pełny audyt energetyczny nie jest standardowo potrzebny.
Czy świadectwo pokazuje rzeczywiste rachunki za ogrzewanie?
Nie. Wskaźniki znajdujące się w świadectwie mają charakter obliczeniowy.
Dwa gospodarstwa domowe mieszkające w identycznych lokalach mogą osiągać zupełnie inne rzeczywiste zużycie energii. Jedna osoba może utrzymywać temperaturę 19°C i oszczędnie korzystać z ciepłej wody, podczas gdy inna będzie utrzymywać temperaturę 23°C i zużywać znacznie więcej energii.
Na wysokość rachunków wpływają również:
- ceny nośników energii,
- sposób rozliczania kosztów w budynku,
- liczba mieszkańców,
- indywidualne nawyki,
- warunki pogodowe,
- lokalizacja mieszkania w bryle budynku.
Dlatego świadectwo należy traktować jako wystandaryzowaną informację o energetycznych właściwościach nieruchomości, a nie gwarancję określonych kosztów utrzymania.
Czy mieszkanie w bloku potrzebuje osobnego świadectwa?
Jeżeli wynajmowany jest konkretny lokal, świadectwo przekazywane najemcy powinno dotyczyć części budynku, czyli właśnie tego lokalu.
Ustawa wskazuje, że przy umowie najmu części budynku przekazywane świadectwo powinno odnosić się do części budynku lub lokalu będącego przedmiotem umowy.
W określonych sytuacjach przepisy pozwalają opracowywać charakterystykę części budynku na podstawie danych dotyczących innej analogicznej części budynku, jeżeli spełnione są ustawowe warunki dotyczące między innymi rozwiązań konstrukcyjnych, instalacyjnych i sposobu użytkowania. Nie oznacza to jednak, że właściciel może samodzielnie posłużyć się świadectwem dowolnego sąsiedniego mieszkania.
Oceny dokonuje osoba uprawniona do sporządzania świadectw.
Co w przypadku braku dokumentacji technicznej mieszkania?
Brak kompletnego projektu nie oznacza automatycznie, że sporządzenie świadectwa jest niemożliwe.
W starszych budynkach dokumentacja bywa niekompletna, zaginęła albo nie odzwierciedla wszystkich późniejszych modernizacji.
W takiej sytuacji mogą być wykorzystywane między innymi:
- dostępne fragmenty dokumentacji,
- dokumenty administratora budynku,
- dane zarządcy lub wspólnoty,
- informacje dotyczące okresu budowy,
- dokumentacja remontowa,
- oględziny i inwentaryzacja techniczno-budowlana.
Najważniejsze jest odpowiednie ustalenie parametrów potrzebnych do obliczeń, a nie samo posiadanie pełnego projektu sprzed kilkudziesięciu lat.
Co po remoncie lub termomodernizacji?
Jeżeli od wystawienia świadectwa przeprowadzono roboty, które zmieniły charakterystykę energetyczną mieszkania lub budynku, dotychczasowy dokument może utracić ważność.
Dotyczyć to może na przykład:
- docieplenia ścian,
- docieplenia dachu lub stropu,
- wymiany stolarki okiennej,
- zmiany systemu ogrzewania,
- wymiany źródła ciepła.
Przed ponownym wynajęciem lokalu po większej modernizacji warto więc zweryfikować, czy posiadane świadectwo nadal może być wykorzystywane.
Co grozi za brak świadectwa przy wynajmie?
Nieprzekazanie najemcy wymaganej kopii lub wydruku świadectwa stanowi naruszenie obowiązku określonego w ustawie.
Ustawa przewiduje za niewykonanie obowiązku wynikającego z art. 11 ust. 1 karę grzywny.
Dlatego sporządzenia dokumentu nie warto pozostawiać na ostatnią chwilę przed podpisaniem umowy.
Najczęstsze błędy właścicieli mieszkań
Problemy pojawiają się najczęściej nie z powodu samego procesu wykonania świadectwa, lecz przez nieprawidłowe założenia dotyczące przepisów.
Do typowych błędów należą:
- przekonanie, że mieszkanie w bloku nie wymaga świadectwa,
- uznanie, że wystarczy świadectwo całego budynku niezależnie od przedmiotu najmu,
- korzystanie z dokumentu mimo jego utraty ważności po modernizacji,
- brak przekazania kopii lub wydruku najemcy,
- traktowanie świadectwa jak prognozy rzeczywistych rachunków,
- zlecanie wykonania dokumentu osobie niewpisanej do właściwego wykazu,
- przekazywanie wykonawcy przypadkowych lub nieaktualnych danych technicznych.
Jak przygotować się do wynajmu mieszkania?
Właściciel przygotowujący mieszkanie do wynajęcia powinien w pierwszej kolejności sprawdzić, czy posiada ważne świadectwo dotyczące danego lokalu.
Jeżeli dokument już istnieje, należy zweryfikować:
- kiedy został sporządzony,
- czy nie upłynęło 10 lat,
- czy od momentu jego wykonania nie przeprowadzono istotnej modernizacji,
- czy dokument odnosi się do właściwego lokalu,
- czy posiada numer z centralnego rejestru.
Jeżeli świadectwa nie ma albo utraciło ważność, należy zlecić sporządzenie nowego dokumentu osobie uprawnionej.
Dopiero na tej podstawie można prawidłowo przygotować dokumentację związaną z wynajmem oraz wymagane informacje do ogłoszenia.
Podsumowanie – świadectwo energetyczne przy wynajmie mieszkania
Świadectwo energetyczne jest jednym z dokumentów, o których powinien pamiętać właściciel wynajmujący mieszkanie. Co do zasady dla wynajmowanego lokalu należy zapewnić sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej, a przy zawieraniu umowy przekazać najemcy jego kopię albo wydruk, zależnie od postaci dokumentu.
Świadectwo jest zasadniczo ważne przez 10 lat, ale może utracić ważność wcześniej, jeżeli przeprowadzone roboty budowlano-instalacyjne zmienią charakterystykę energetyczną nieruchomości.
Przed wynajmem warto dlatego sprawdzić nie tylko, czy dokument znajduje się w dokumentacji mieszkania, ale również czy pozostaje aktualny i dotyczy właściwego lokalu.
Rzetelnie wykonane świadectwo powinno opierać się na wiarygodnych danych technicznych i zostać sporządzone przez osobę wpisaną do odpowiedniego wykazu w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków. Dzięki temu właściciel może prawidłowo wywiązać się z obowiązków związanych z najmem, a przyszły najemca otrzymuje ustandaryzowaną informację o charakterystyce energetycznej wynajmowanej nieruchomości.