Świadectwo energetyczne przy wynajmie mieszkania jest dokumentem, który w określonych przepisami przypadkach właściciel powinien zapewnić i przekazać najemcy przy zawieraniu umowy najmu. Obowiązek dotyczy nie tylko nowych mieszkań. Może obejmować również lokale znajdujące się w starszych budynkach, jeżeli są przedmiotem najmu.
Świadectwo charakterystyki energetycznej pozwala określić obliczeniowe zapotrzebowanie lokalu na energię potrzebną do jego użytkowania. Z punktu widzenia najemcy jest więc dodatkowym źródłem informacji o standardzie energetycznym mieszkania, natomiast dla właściciela stanowi dokument wymagany przepisami przy zawieraniu określonych umów.
Warto przy tym pamiętać, że obowiązek nie oznacza konieczności wykonywania nowego świadectwa przed każdym kolejnym najmem. Jeżeli właściciel posiada ważne świadectwo dotyczące danego lokalu i od czasu jego sporządzenia nie wykonano prac powodujących zmianę charakterystyki energetycznej, dokument może być wykorzystywany przez okres jego ważności.
W poradniku wyjaśniamy, czym jest świadectwo energetyczne mieszkania, kiedy jest wymagane przy wynajmie, jak długo pozostaje ważne, kto może je sporządzić oraz jakie informacje należy przekazać najemcy.
Czym jest świadectwo energetyczne?
Świadectwo charakterystyki energetycznej, potocznie nazywane świadectwem energetycznym lub certyfikatem energetycznym, jest dokumentem przedstawiającym charakterystykę energetyczną budynku albo jego części, np. mieszkania.
Określa zapotrzebowanie na energię niezbędną do użytkowania nieruchomości zgodnie z jej przeznaczeniem. W przypadku lokalu mieszkalnego uwzględniane są przede wszystkim potrzeby związane z:
- ogrzewaniem,
- wentylacją,
- przygotowaniem ciepłej wody użytkowej,
- chłodzeniem, jeżeli budynek lub lokal jest wyposażony w odpowiednie systemy.
Oświetlenie uwzględnia się natomiast w charakterystyce energetycznej budynków niemieszkalnych.
Świadectwo nie jest zestawieniem rzeczywistych rachunków poprzedniego właściciela lub najemcy. Obliczenia opierają się na określonej metodologii oraz standardowym sposobie użytkowania budynku lub jego części. Oznacza to, że faktyczne koszty energii mogą się różnić w zależności m.in. od liczby mieszkańców, ustawionej temperatury, zużycia ciepłej wody czy sposobu korzystania z mieszkania.
Co znajduje się w świadectwie charakterystyki energetycznej?
Dokument zawiera szereg danych umożliwiających ocenę energetyczną nieruchomości. Są to m.in. informacje identyfikujące lokal lub budynek, jego charakterystyka techniczna oraz wskaźniki dotyczące zapotrzebowania na energię.
W świadectwie można znaleźć m.in.:
- wskaźnik rocznego zapotrzebowania na energię użytkową,
- wskaźnik rocznego zapotrzebowania na energię końcową,
- wskaźnik rocznego zapotrzebowania na nieodnawialną energię pierwotną,
- udział odnawialnych źródeł energii,
- wielkość emisji CO₂,
- podstawowe informacje dotyczące systemów technicznych budynku,
- zalecenia związane z możliwością poprawy charakterystyki energetycznej, jeżeli mają zastosowanie.
Dzięki temu świadectwo pozwala porównywać budynki i lokale pod kątem ich parametrów energetycznych.
Czy świadectwo energetyczne jest obowiązkowe przy wynajmie mieszkania?
Co do zasady tak. Jeżeli istniejące mieszkanie jest przedmiotem umowy najmu, właściciel powinien zapewnić sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej, jeżeli nie posiada już ważnego dokumentu dotyczącego tego lokalu.
Przepisy przewidują obowiązek przekazania najemcy przy zawarciu umowy najmu:
- kopii świadectwa, jeżeli dokument został sporządzony w postaci papierowej, albo
- wydruku świadectwa, jeżeli zostało ono sporządzone w postaci elektronicznej.
Najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania tego dokumentu.
Nie należy więc traktować świadectwa jedynie jako dodatkowego załącznika przekazywanego na życzenie. W przypadku najmu objętego ustawowym obowiązkiem przekazanie odpowiedniego dokumentu jest obowiązkiem właściciela lub innej osoby wskazanej w przepisach.
Czy każde mieszkanie musi przez cały czas posiadać świadectwo energetyczne?
Nie. Sam fakt posiadania mieszkania nie oznacza jeszcze konieczności sporządzenia dla niego świadectwa.
Jeżeli właściciel wykorzystuje istniejące mieszkanie wyłącznie na własne potrzeby i nie zamierza go sprzedawać ani wynajmować, co do zasady nie musi sporządzać świadectwa tylko dlatego, że jest właścicielem nieruchomości.
Obowiązek pojawia się przede wszystkim w związku z określonym zdarzeniem, takim jak sprzedaż lub najem nieruchomości.
W praktyce właściciel planujący wynajęcie mieszkania powinien więc odpowiednio wcześniej sprawdzić:
- czy posiada świadectwo dotyczące konkretnego lokalu,
- czy dokument nadal jest ważny,
- czy od czasu jego sporządzenia nie przeprowadzono modernizacji zmieniającej charakterystykę energetyczną.
Jak długo ważne jest świadectwo energetyczne?
Świadectwo charakterystyki energetycznej jest zasadniczo ważne przez 10 lat od dnia jego sporządzenia.
Nie oznacza to jednak, że każde świadectwo automatycznie zachowuje ważność przez pełne dziesięć lat.
Dokument może stracić ważność wcześniej, jeżeli w budynku lub lokalu zostaną przeprowadzone roboty budowlano-instalacyjne powodujące zmianę jego charakterystyki energetycznej.
Może to dotyczyć np.:
- wymiany okien,
- docieplenia budynku,
- modernizacji przegród zewnętrznych,
- wymiany źródła ciepła,
- istotnej przebudowy systemu ogrzewania,
- innych prac mających wpływ na zapotrzebowanie budynku lub lokalu na energię.
Jeżeli właściciel dysponuje kilkuletnim świadectwem i od jego sporządzenia przeprowadzono większą modernizację, warto zweryfikować, czy dokument nadal odpowiada aktualnemu stanowi nieruchomości.
Czy przy każdym nowym najemcy trzeba sporządzać nowe świadectwo?
Nie. Jeżeli świadectwo jest nadal ważne i odpowiada aktualnej charakterystyce energetycznej lokalu, nie trzeba przygotowywać nowego dokumentu przy każdej zmianie najemcy.
To istotne szczególnie dla właścicieli mieszkań regularnie przeznaczanych na wynajem.
Przykładowo, jeżeli świadectwo zostało sporządzone w 2026 roku, a przez kolejne lata nie przeprowadzono modernizacji powodującej zmianę charakterystyki energetycznej mieszkania, ten sam dokument może – co do zasady – pozostać ważny aż do upływu jego dziesięcioletniego okresu ważności.
Kto może sporządzić świadectwo energetyczne mieszkania?
Świadectwa nie może wystawić dowolna osoba zajmująca się budownictwem, remontami lub instalacjami.
Dokument powinien sporządzić uprawniony specjalista wpisany do wykazu osób uprawnionych do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej, prowadzonego w ramach Centralnego Rejestru Charakterystyki Energetycznej Budynków.
Przed zleceniem wykonania dokumentu warto więc zweryfikować uprawnienia osoby, która ma go przygotować.
Potocznie wykonawcę świadectwa często nazywa się audytorem energetycznym, jednak z punktu widzenia przepisów najważniejsze jest posiadanie odpowiednich uprawnień i wpisu do właściwego wykazu.
Świadectwo energetyczne a audyt energetyczny – czy to to samo?
Nie. Są to dwa różne opracowania.
Świadectwo charakterystyki energetycznej przedstawia charakterystykę energetyczną budynku lub jego części według określonej przepisami metodologii.
Audyt energetyczny jest natomiast znacznie szerszą analizą wykonywaną zazwyczaj w związku z planowaną termomodernizacją. Może obejmować ocenę różnych wariantów modernizacji, przewidywane oszczędności energii, koszty inwestycji oraz ocenę jej opłacalności.
Do wynajęcia mieszkania nie trzeba więc wykonywać pełnego audytu energetycznego tylko po to, aby uzyskać świadectwo.
Jak uzyskać świadectwo energetyczne mieszkania?
Proces sporządzenia świadectwa rozpoczyna się od przekazania specjaliście informacji dotyczących mieszkania oraz budynku, w którym się ono znajduje.
Zakres potrzebnych danych zależy od konkretnej nieruchomości i dostępnej dokumentacji.
1. Zebranie informacji o lokalu
Przydatne mogą być m.in.:
- rzut mieszkania,
- powierzchnia użytkowa,
- dokumentacja techniczna budynku,
- informacje dotyczące konstrukcji przegród,
- dane dotyczące okien i drzwi,
- informacje o ogrzewaniu,
- informacje dotyczące przygotowania ciepłej wody,
- dane o wentylacji,
- informacje dotyczące przeprowadzonych modernizacji.
W budynku wielorodzinnym część informacji może znajdować się w dokumentacji zarządcy lub wspólnoty mieszkaniowej.
2. Analiza dokumentacji i stanu nieruchomości
Osoba sporządzająca świadectwo analizuje dane potrzebne do określenia charakterystyki energetycznej lokalu.
Jeżeli dokumentacja jest niepełna, konieczne może być ustalenie dodatkowych informacji na podstawie dostępnych materiałów, danych dotyczących budynku lub jego parametrów technicznych.
Zakres czynności powinien każdorazowo wynikać z konkretnego przypadku oraz danych niezbędnych do prawidłowego wykonania obliczeń.
3. Obliczenie charakterystyki energetycznej
Na podstawie zgromadzonych informacji wykonywane są obliczenia zgodne z obowiązującą metodologią.
Uwzględnia się w nich m.in.:
- parametry przegród budowlanych,
- powierzchnię lokalu,
- rodzaj ogrzewania,
- sposób przygotowania ciepłej wody,
- system wentylacji,
- zastosowane instalacje,
- parametry techniczne budynku.
4. Sporządzenie i zarejestrowanie świadectwa
Gotowe świadectwo otrzymuje numer nadawany w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków.
Dokument może zostać sporządzony w odpowiedniej formie papierowej albo elektronicznej zgodnie z wymaganiami wynikającymi z przepisów.
Jak przygotować dokumenty do wykonania świadectwa?
Im więcej wiarygodnych informacji dotyczących nieruchomości można przekazać osobie sporządzającej świadectwo, tym łatwiej prawidłowo określić parametry budynku i lokalu.
Przed zleceniem usługi warto poszukać przede wszystkim:
- rzutu mieszkania wraz z wymiarami,
- projektu budynku, jeżeli jest dostępny,
- informacji o roku budowy,
- danych dotyczących ścian zewnętrznych i izolacji,
- dokumentacji wymienionych okien,
- informacji dotyczących źródła ogrzewania,
- informacji o przygotowaniu ciepłej wody,
- danych dotyczących wentylacji,
- dokumentów związanych z przeprowadzoną termomodernizacją.
Nie oznacza to jednak, że brak oryginalnego projektu automatycznie uniemożliwia wykonanie świadectwa.
W starszych budynkach pełna dokumentacja techniczna często nie jest dostępna. W takiej sytuacji specjalista powinien ustalić, jakie informacje można wykorzystać do prawidłowego sporządzenia dokumentu.
Świadectwo energetyczne w bloku – skąd uzyskać dane?
Właściciel mieszkania w budynku wielorodzinnym może nie posiadać informacji dotyczących np. konstrukcji ścian zewnętrznych, stropów, izolacji czy parametrów wspólnych instalacji.
Część potrzebnych danych może znajdować się u:
- zarządcy budynku,
- administratora nieruchomości,
- spółdzielni mieszkaniowej,
- wspólnoty mieszkaniowej.
Przepisy przewidują możliwość wykorzystania dokumentacji technicznej budynku przy opracowywaniu świadectwa dla jego części.
Dlatego przed zamawianiem dodatkowych ekspertyz warto sprawdzić, jakie materiały dotyczące budynku są już dostępne.
Czy konieczne są oględziny mieszkania?
Sporządzenie świadectwa wymaga zgromadzenia wiarygodnych danych pozwalających określić charakterystykę energetyczną lokalu. Sposób ich pozyskania powinien być dostosowany do konkretnego przypadku i dostępnej dokumentacji.
Nie należy więc automatycznie zakładać, że każde świadectwo musi wiązać się z identycznym zakresem oględzin lub pomiarów.
Jeżeli dokumentacja jest kompletna i jednoznacznie opisuje nieruchomość, zakres dodatkowych czynności może być inny niż w przypadku starszego mieszkania, dla którego dokumentów praktycznie nie ma.
O tym, jakie dane są wystarczające do prawidłowego sporządzenia świadectwa, powinien zdecydować wykonujący je specjalista.
Czy do świadectwa potrzebna jest termowizja?
Standardowe badanie kamerą termowizyjną nie jest automatycznie wymaganym elementem każdego świadectwa charakterystyki energetycznej.
Termowizja jest odrębnym narzędziem diagnostycznym pozwalającym m.in. lokalizować:
- mostki termiczne,
- miejsca zwiększonej ucieczki ciepła,
- niektóre nieciągłości izolacji,
- potencjalne problemy z przegrodami budowlanymi.
Może być przydatna przy szerszej diagnostyce budynku, ale nie należy utożsamiać badania termowizyjnego z procedurą sporządzenia świadectwa energetycznego.
Podobnie jest w przypadku testu szczelności budynku, np. Blower Door Test. Jest to wartościowe badanie diagnostyczne, jednak jego wykonanie nie jest standardowym obowiązkiem każdego właściciela chcącego uzyskać świadectwo dla wynajmowanego mieszkania.
Czy świadectwo energetyczne jest potrzebne przy najmie krótkoterminowym?
Tutaj znaczenie ma przede wszystkim charakter konkretnej umowy i sposób udostępniania nieruchomości.
Ustawa wiąże obowiązek przekazania świadectwa z zawarciem umowy najmu budynku lub części budynku. Nie każda forma krótkotrwałego udostępniania noclegu musi jednak mieć identyczny charakter prawny.
Dlatego przy klasycznym najmie mieszkania na czas określony lub nieokreślony zastosowanie obowiązku jest znacznie bardziej jednoznaczne niż w przypadku usług krótkotrwałego zakwaterowania świadczonych na zasadach zbliżonych do usług hotelowych.
W przypadku konkretnego modelu najmu krótkoterminowego warto więc ocenić rodzaj zawieranej umowy i charakter świadczonej usługi zamiast przyjmować automatycznie, że każda rezerwacja noclegu podlega dokładnie takim samym zasadom.
Czy świadectwo jest wymagane przy wynajmie pokoju?
Również w tym przypadku należy zwrócić uwagę na przedmiot umowy.
Przepisy odnoszą obowiązek do budynku lub części budynku. Ustawa definiuje część budynku jako zespół pomieszczeń o jednakowym przeznaczeniu, przewidzianych do odrębnego użytkowania, wskazując jako przykłady m.in. lokal mieszkalny lub użytkowy.
Dlatego sytuacja, w której przedmiotem najmu jest całe samodzielne mieszkanie, jest prostsza niż wynajęcie pojedynczego pokoju w mieszkaniu współdzielonym z właścicielem lub innymi osobami.
Przy nietypowej konstrukcji umowy warto ustalić obowiązki indywidualnie.
Czy lokale użytkowe są zwolnione ze świadectwa energetycznego?
Nie można przyjąć takiej ogólnej zasady.
Przepisy dotyczą zarówno budynków, jak i ich części, a częścią budynku może być również lokal użytkowy. W związku z tym obowiązek związany ze świadectwem charakterystyki energetycznej może występować także przy sprzedaży lub wynajmie nieruchomości niemieszkalnej.
Istnieją ustawowe wyłączenia dotyczące określonych rodzajów budynków, jednak samo przeznaczenie lokalu jako użytkowego nie oznacza automatycznie zwolnienia z obowiązku.
Jakie budynki mogą być zwolnione z obowiązku?
Przepisy przewidują określone wyjątki. Zwolnienia mogą dotyczyć m.in. niektórych:
- budynków podlegających ochronie na podstawie przepisów dotyczących ochrony zabytków,
- budynków używanych jako miejsca kultu i prowadzenia działalności religijnej,
- budynków wolnostojących o powierzchni użytkowej poniżej 50 m²,
- budynków mieszkalnych przeznaczonych do użytkowania nie dłużej niż przez cztery miesiące w roku,
- określonych budynków przemysłowych i gospodarczych,
- wybranych budynków gospodarstw rolnych.
Dlatego stwierdzenie, że „każdy właściciel każdego wynajmowanego obiektu zawsze musi posiadać świadectwo”, byłoby zbyt szerokie. Przed oceną obowiązku trzeba uwzględnić rodzaj nieruchomości i ewentualne ustawowe wyłączenia.
Świadectwo energetyczne w ogłoszeniu o wynajmie
Właściciele powinni pamiętać również o informacjach zamieszczanych w ogłoszeniach.
Jeżeli dla budynku lub jego części zostało już sporządzone świadectwo charakterystyki energetycznej, w ogłoszeniu lub reklamie dotyczącej sprzedaży albo najmu należy podawać określone w przepisach wskaźniki energetyczne.
Dotyczy to m.in. informacji o:
- rocznym zapotrzebowaniu na energię użytkową,
- rocznym zapotrzebowaniu na energię końcową,
- rocznym zapotrzebowaniu na nieodnawialną energię pierwotną,
- udziale odnawialnych źródeł energii,
- jednostkowej wielkości emisji CO₂.
Warto więc sprawdzić świadectwo jeszcze przed przygotowaniem ogłoszenia o wynajmie.
Co grozi za brak świadectwa energetycznego przy wynajmie?
Przepisy przewidują odpowiedzialność za niewykonanie obowiązku przekazania najemcy dokumentu wymaganego przy zawarciu umowy najmu.
Niewywiązanie się z obowiązku może wiązać się z karą grzywny.
Z praktycznego punktu widzenia lepiej zatem nie odkładać przygotowania dokumentacji do dnia podpisania umowy. Jeżeli właściciel wie, że mieszkanie będzie przeznaczone na wynajem, powinien odpowiednio wcześniej sprawdzić, czy posiada ważne świadectwo.
Najczęstsze błędy właścicieli mieszkań
Jednym z podstawowych błędów jest przekonanie, że świadectwa potrzebują wyłącznie właściciele nowych mieszkań. Obowiązek przy najmie może dotyczyć również lokalu znajdującego się w znacznie starszym budynku.
Innym problemem jest posługiwanie się świadectwem, które przestało odpowiadać aktualnemu stanowi nieruchomości po istotnej modernizacji.
Właściciele mogą również mylić świadectwo charakterystyki energetycznej z:
- audytem energetycznym,
- badaniem termowizyjnym,
- protokołem odbioru mieszkania,
- przeglądem instalacji,
- świadectwem efektywności energetycznej, czyli tzw. białym certyfikatem.
Są to różne dokumenty i procedury służące innym celom.
Świadectwo energetyczne przy wynajmie mieszkania – FAQ
Czy wynajmujący musi mieć świadectwo energetyczne?
Jeżeli mieszkanie jest przedmiotem umowy najmu i nie znajduje zastosowania ustawowe wyłączenie, właściciel powinien zapewnić sporządzenie świadectwa i przekazać najemcy wymagany dokument przy zawieraniu umowy.
Kiedy przekazać świadectwo najemcy?
Przepisy wskazują na moment zawarcia umowy najmu. Najemcy przekazuje się odpowiednio kopię świadectwa papierowego albo wydruk świadectwa sporządzonego elektronicznie.
Czy najemca może zrezygnować ze świadectwa?
Nie. Najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania dokumentu przewidzianego przez ustawę.
Jak długo ważne jest świadectwo?
Standardowy okres ważności wynosi 10 lat od dnia sporządzenia. Dokument może utracić ważność wcześniej, jeżeli przeprowadzone roboty budowlano-instalacyjne zmienią charakterystykę energetyczną nieruchomości.
Czy trzeba wykonywać nowe świadectwo przy każdym kolejnym najemcy?
Nie, jeżeli posiadane świadectwo nadal jest ważne i odpowiada aktualnemu stanowi mieszkania.
Czy świadectwo trzeba mieć przed wystawieniem ogłoszenia?
Jeżeli świadectwo zostało już sporządzone, określone wskaźniki z dokumentu powinny zostać podane w ogłoszeniu lub reklamie dotyczącej najmu.
Czy świadectwo może wystawić właściciel mieszkania?
Nie w odniesieniu do własnego budynku lub jego części. Dokument powinien zostać sporządzony przez osobę posiadającą wymagane uprawnienia i wpisaną do odpowiedniego wykazu.
Czy do wykonania świadectwa konieczna jest termowizja?
Nie. Badanie termowizyjne jest odrębną metodą diagnostyki budynku i nie stanowi standardowego obowiązkowego elementu sporządzania każdego świadectwa.
Czy lokal użytkowy także może wymagać świadectwa?
Tak. Przepisy mogą mieć zastosowanie również do lokali użytkowych. Sam fakt, że nieruchomość nie jest lokalem mieszkalnym, nie oznacza automatycznie zwolnienia z obowiązku.
Podsumowanie – świadectwo energetyczne a wynajem mieszkania
Przy wynajmie mieszkania warto sprawdzić kwestię świadectwa charakterystyki energetycznej jeszcze przed przygotowaniem umowy i rozpoczęciem poszukiwania najemcy.
Właściciel powinien przede wszystkim ustalić, czy posiada ważne świadectwo dotyczące wynajmowanego lokalu. Jeżeli dokumentu nie ma albo utracił on ważność na skutek modernizacji budynku lub mieszkania, należy zlecić wykonanie nowego świadectwa osobie posiadającej odpowiednie uprawnienia.
Przy zawarciu umowy najmu najemca powinien otrzymać odpowiednio kopię świadectwa sporządzonego w formie papierowej albo wydruk dokumentu sporządzonego elektronicznie. Nie może zrzec się prawa do jego otrzymania.
Prawidłowo sporządzone świadectwo nie tylko pozwala spełnić obowiązki wynikające z przepisów. Dostarcza również najemcy uporządkowanych informacji dotyczących charakterystyki energetycznej mieszkania i umożliwia łatwiejsze porównywanie parametrów różnych nieruchomości.